Главная | Наследовательное право | Нужно ли приобщать в личное дело копию паспорта работника

Личное Дело сотрудника


Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни. В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.

Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от Работодатель при ведении кадрового делопроизводства , должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет.

Удивительно, но факт! В описи в заголовке дела указывается только ФИО: Внутренняя опись, представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело.

В этих целях и ведутся личные дела. Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. На каждого сотрудника организации заводится много кадровой документации, это и первичные документы, предъявляемы при приеме на работу и документы, которые формируются самой организацией в процессе трудоустройства приказы о приеме на работу, трудовые договора и документы, которые создаются в процессе работы сотрудника дополнительные соглашения, справки, заявления.

Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании. Наилучший способ хранения и систематизации документов по личному составу организации в виде сформированного личного дела сотрудника.

Срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника. Личные дела формируются на протяжении всего периода работы сотрудника, являются переходящими, не могут быть завершены по окончанию календарного года. Документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке то есть по мере их приобщения к личным делам. Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника.

После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом обычно один раз в год. Оформляем личное дело Состав личного дела для сотрудников коммерческих организации не регламентирован. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а также перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.

Нужно ли приобщать в личное дело копию паспорта работника Диаспаре

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись. Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку, прежде всего нужно оформить его обложку.

Далее указывают номер дела обычно табельный номер сотрудника , фамилию, имя, отчество сотрудника. Датами начала и окончания личного являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника. Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов оформляется при открытии дела и после издания приказа о приеме на работу и лист-заверитель оформляется после увольнения работника и закрытия дела , а также пронумеровать листы.

Внутренняя опись, представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника.

Нужно ли приобщать в личное дело копию паспорта работника захотите

В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления.

Форма поиска

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается.

быстро Нужно ли приобщать в личное дело копию паспорта работника стороны

Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела повреждения документов, присоединение новых документов. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы. Личное дело формируется в два этапа: На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности: Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу основанием является трудовой договор , то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Состав документов личного дела работника

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден - только для государственных служащих - Указом Президента РФ от Организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуется включать: Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу: Документы, возникающие в период деятельности работника в организации: При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

На обложке личного дела указываются полностью: Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию. При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела. При ведении кадрового делопроизводства, работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Читайте также:

  • Образец договора займа с обеспечением
  • Если не снять с учета машину и продать
  • Развод по согласию сторон
  • Как работнику обратиться о создании комисси по трудовым спорам
  • Продажа недвижимости в валенсии
  • Что ждет рубль в начале 2017 года мнение специалистов